بیمه الکترونیک راه حل نظام اداری سنتی

صنعت بیمه الکترونیک اصولا مورد استفاده شرکت ها و صنایعی قرار می گیرد که کاغذ در کار آنها نقش عمده ای را بر عهده دارد.

صنعت بیمه الکترونیک اصولا مورد استفاده شرکت ها و صنایعی قرار می گیرد که کاغذ در کار آنها نقش عمده ای را بر عهده دارد. به عبارت بهتر انگیزه فرار از هزینه های فراوان بایگانی و نگهداری و ارسال مرسولات و اسناد مکتوب کاغذی منجر به یافتن شیوه های جدید و بهره گیری از تکنولوژی های نوین در سرعت بخشیدن به کار کاهش هزینه ها و همچنین سهولت در بهره گیری های آنی و فوری از اسناد و مدارک شده است. در این میان مهمترین عاملی که تمام ارائه دهندگان خدمات بیمه کارگزاران، آژانس ها، واسطه ها و بازاریابان صنعت بیمه را در یافتن راه های نوین و بهره گیری از سیستم های خودکار تشویق و ترغیب می کند، همانا رضایتمندی مشتری است.

از سویی مهمترین کلید موفقیت در راه اندازی یک سیستم بیمه اتوماتیک اهمیت دادن به جمع آوری اطلاعات معتبر، مستند و ممیزی شده است. اهمیت دادن به این طبقه بندی ها، کارایی سیستم ارائه خدمات بیمه را تا حد بسیار زیادی بالا برده و روند فراهم کردن تدارکات و خدمات مورد نیاز مشتری را با استفاده از مدیریت موثر و اطلاعات منسجم شتاب بیشتری خواهد داد.

>جفری مارکس> تحلیلگر بیمه معتقد است، ارائه توضیحات و تشریح نحوه عملکرد اجرای کار و قابلیت و کارایی مدیریت و رهبری یک شرکت بهترین معرف آن است. افزایش بازدهی مراحل انجام کار و بالا بردن قدرت رهبری، شرکت را بیش از پیش سودآور خواهد کرد. او همچنین معتقد است: رهبران سازمان های امروزی جهان همواره در جست وجوی راه هایی هستند تا بتوانند مراحل انجام کار در سازمان تحت امرشان را روز به روز کاراتر و پربازده تر کنند.

اولین گام اجرایی رهبران امروزی که سازمانشان درگیر بوروکراسی های دست و پاگیر است این است که با موشکافی و دقت هر چه تمام تر بر روی مطالعات علمی از سویی و افزایش روابط موثر با مشتری از سوی دیگر، متمرکز شوند. این امر به ویژه در صنعت بیمه که فرم های درخواست مختلف، ادعانامه ها، تغییرات در دستورات صادر شده فاکتور فروش و سیاست های مختلف پولی جایگاه ویژه ای دارند، از اهمیت فراوانی برخوردار است.

Gartner group یکی از موسسات تحقیقاتی در زمینه بیمه الکترونیک در جهان با انجام مطالعه ای تخمین زده است که روزانه در محیط کار ۳۰ درصد از زمان کاری کارمندان در انجام کارهای روزانه و جابجایی اسناد و مدارک کاغذی تلف می شود. این آمار جدای از زمان تلف شده برای انجام امور بی ارزش و رفتارهای غیرکاری محاسبه شده است. براساس گزارشات و شاخص های ارائه شده این موسسه، شرکت هایی که هنوز در آنها انجام کارها توسط کاغذ صورت می گیرد، مدت زمان تلف شده در آنها در سال ۲۰۰۳ به حدود ۴۰ درصد می رسد. بنابراین مدت زمان تلف شده در این شرکت ها با توجه به بالا رفتن پیوسته سطح استانداردهای کاری و اداری در جهان به مرور بیشتر شده و شرکت را متحمل هزینه های فراوانی می کند.

براساس یک طبقه بندی هزینه های اضافی مربوط به کاغذ در نظام اداری سنتی برآورد شده است: بر این اساس هزینه های انجام کپی برداری چه به صورت دست نویس و یا به صورت الکترونیکی از اسناد و فرم های کاغذی که روزانه به طور معمول ۹ الی ۱۱ بار صورت می گیرد حدود ۱۸ دلار برآورد شده است همچنین طبقه بندی مدارک و اسناد کاغذی روزانه ۲۰ دلار هزینه بر است. در این طبقه بندی بازیابی اسناد و مدارک کاغذی گم شده برای نظام اداری سنتی تقریبا ۱۲۰ دلار هزینه دارد.

از سویی هزینه های جاری دیگر همچون بایگانی کردن، توزیع و طبقه بندی فیزیکی اسناد با توجه به بزرگ و کوچکی شرکت متفاوت است اما در مجموع هزینه های جاری یک شرکت رقم بالایی را به خود اختصاص می دهد. هزینه هایی که اصولا در لیست هزینه های جاری یک شرکت تعریف دقیقی ندارد و مدیران و حسابداران به آن به دیده هزینه های جاری و معمول می نگرند. در صورتی که با یک تحقیق موشکافانه می توان ارزش واقعی یک کار و هزینه های مناسب آن را با به کارگیری سیستم های نوین کاری تعیین کرد.

براساس گزارشات موسسه تحقیقاتی Gartner group مدت زمانی که هر کارمند در محیط کار بنا به سیستم کاغذی سنتی به هدر می دهد سالانه رقمی در حدود ۱۱ هزار دلار ارزش دارد و بایگانی، نگهداری و نقل و انتقال و توزیع کاغذها سالانه به طور متوسط ۵۵ هزار دلار از مجموع هزینه های جاری یک شرکت را به خود اختصاص می دهد. براساس آمار این موسسه در بعضی از شرکت های بزرگ دنیا در خوشبیانه ترین حالت سالانه رقمی در حدود ۱۱ میلیون دلار از هزینه مصرف شده در بوروکراسی اداری، به دور ریخته شده است و در صورتی که سرعت و حجم نقل و انتقال اسناد کاغذی بیشتر باشد آمار هزینه های تلف شده بسیار بیشتر است.

از این رو با توجه به رشد و توسعه صنعت تجارت الکترونیک در دنیا و فروش اینترنتی کالاها و خدمات، به کارگیری این صنعت در شرکت ها مزایای فراوانی دارد که از آن جمله می توان به:

▪ کاهش هزینه تولید اسناد و مدارک

▪ حذف سریع اطلاعات تکراری و اشتباهات

▪ افزایش اطلاعات مستند و قابل اطمینان

▪ افزایش امکان دسترسی و ارائه سریع تر خدمات به مشتریان اشاره کرد.

ظرفیت کاهش هزینه ها با به کارگرفتن سیستم های خرید و فروش الکترونیکی به ویژه برای شرکت های بیمه ای، تماما به روند کاری موثر و کارا و جریان پیوسته آن ارتباط دارد. فراهم آوردن امکان تولید و به کارگیری اسناد کافی و فرم های الکترونیکی مدت زمان انجام کار را از ماه ها به یک هفته کاهش می دهد.

به علاوه ارزش افزوده، کارایی و بازدهی، امنیت، کاهش زمان درگیری با کار و ایجاد یک زمینه رقابت متفاوت، از بهترین نتایج استفاده از سیستم خرید و فروش اینترنتی است.

>تجارت الکترونیک> به عنوان یکی از مهمترین دستاورد های علمی بشر امروزی عرصه ای است که سال هاست هوش و حواس رهبران سازمان های بزرگ اقتصادی دنیا را معطوف خویش ساخته و پیش بینی شده است که تا سال ۲۰۱۰ میلادی بیش از ۵۰ درصد تجارت دنیا از این روش صورت گیرد و بی شک درآینده ای نه چندان دور تمامی مردم جهان به طور مستقیم و یا غیرمستقیم با این نوع تجارت در تماس خواهند بود.

براساس گزارش کنفرانس توسعه و تجارت سازمان ملل متح د (Unctad)، حجم تجارت الکترونیک در سال ۲۰۰۲ میلادی، رقمی در حدود ۲۲۹۴ میلیارد دلار بوده است. این سازمان پیش بینی کرده است در سال ۲۰۰۶ میلادی این رقم به ۲۸۳۶ میلیارد دلار برسد.

هم اکنون در آمریکا ۲۶ درصد معاملات به صورت اینترنتی انجام می شود. کشور های اروپایی غربی و ژاپن نیز به ترتیب با ۳/۱۹ و ۶/۱۴ درصد در رده های بعدی قرار دارند. کشور های در حال توسعه با اینکه مد ت ها بعد به فکر استفاده از دانش الکترونیک در تجارت افتادند، با این حال در سال ۲۰۰۲ میلادی از حجم ۲۲۹۴ میلیارد دلار حجم تجارت الکترونیک، ۱۰۵ میلیارد دلار آن مربوط به کشور های در حال توسعه بوده است و پیش بینی شده است که تا سال ۲۰۰۶ این رقم به ۸۵۸ میلیارد دلار برسد. براساس این اطلاعات، نرخ رشد تجارت الکترونیکی در کشور های اندونزی، فیلیپین و مالزی به ترتیب ۱۰۰، ۹۳ و ۸۱ درصد است و این نسبت در کشور های سنگاپور و هنگ کنگ ۵۸ درصد است.

<بیمه الکترونیک> به عنوان یکی از مهمترین بخش های تجارت الکترونیک صنعتی است که به شدت مورد توجه قرار گرفته است. از بین رفتن محدودیت های مکانی و زمانی، کاهش نرخ، افزایش حجم فروش، دسترسی آسان به اطلاعات، کاهش هزینه های معاملاتی، مشتری مداری، تخصصی شدن فعالیت ها و تغییر ساختار شبکه فروش از جمله مزایای استفاده از بیمه الکترونیک است. تولید و انتشار کارت های اعتباری بیمه ای نیز از جمله ابزار های نوین این صنعت است که پا به پای دیگر کارت های اعتباری و نقدی ساختار فروش بیمه نامه و تعرفه های بیمه ای را دستخوش تغییرات اساسی خواهد کرد.

در بیمه الکترونیک مهمترین ابزار اطلاعات و ارتباط است به عبارت بهتر بیمه الکترونیک بهره گیری از فناوری اطلاعاتی و ارتباطی برای ایجاد فرآیند جدیدی از بیمه است که با جامعه اطلاعاتی و شبکه ای همخوانی دارد. از این رو بیمه الکترونیک شامل توسعه و به کارگیری زیرساخت های اطلاعاتی و همچنین تهیه و تدوین و اجرای سیاست ها، قوانین و مقررات لازم برای عملکرد جامعه اطلاعاتی یا دیجیتالی در صنعت بیمه است.

بیمه الکترونیکی در معنای عام به کاربرد اینترنت و فناوری اطلاعات در تولید و توزیع خدمات بیمه ای اطلاق می شود و در معنای خاص می توان آن را به عنوان تامین یک پوشش بیمه ای از طریق بیمه نامه ای دانست که به صورت آنلاین(on line ) درخواست ، پیشنهاد، مذاکره و قرارداد آن منعقد می شود. از سویی وجود مشکلاتی همچون کلاهبردار ی های اینترنتی در اکثر کشورهای جهان موانعی را نیز برسر تجارت الکترونیک بیمه ای به وجود آورده است.

در برخی کشورها هنوز امضای الکترونیکی وجهه ای قانونی ندارد و ترس از فاش شدن اسرار محرمانه مشتری، که به هنگام معرفی و ارائه کار و مذاکره و معامله اینترنتی در وب سایت های بیمه ای ارائه می شود، از دیگر موانعی است که مشتریان را در هنگام خرید بیمه نامه از طریق اینترنتی دچار تردید می کند. از سویی ارائه فیزیکی و تحویل مدارک بیمه ای یکی از الزاماتی است که این صنعت را دچار وقفه می کند.

لذا تدوین و به کارگیری قوانین اجرایی و نظارتی منطبق با فرهنگ هر کشور، به نظر، یکی از مهمترین عوامل موثر در پیشرفت این صنعت می باشد.

امنیت و اعتماد و رعایت حریم شخصی افراد یکی از ضروری ترین زیرساخت های مورد نیاز این صنعت (بیمه الکترونیک) است.

بیمه الکترونیک بدون ایجاد امنیت و اعتماد برای مردم و شرکت های بیمه نمی تواند به اهداف خود دست یابد. مردم باید به امنیت انتقال، پردازش و ذخیره سازی اطلاعات از طریق شبکه اعتماد داشته باشند. بنابراین، هر طرح بیمه الکترونیک نیازمند تدوین یک چارچوب حقوقی در زمینه حفاظت از حریم خصوصی افراد، تعقیب جرایم رایانه ای، ایجاد و تقویت مراجع سنجش اعتبار و سندیت و قانونی کردن امضاهای الکترونیکی است.

در این میان زیرساخت های حقوقی فراوانی را نیز باید برای حمایت از اجرایی شدن بیمه الکترونیک تدوین کرد. از آن جمله می توان به تدوین قوانینی برای نظارت بر نحوه انجام رویه های اداری، حفاظت از داده ها و اطلاعات، اجازه دسترسی آزاد به اطلاعات صنعت بیمه شناسایی و قدرت تشخیص صحت و سقم امضاهای الکترونیکی و قانون جرم های رایانه ای اشاره کرد.

مرکز توسعه و تبادل دانش فناوری اطلاعات